Neste capítulo vamos explorar os conceitos que nos auxiliam a iniciar a fase de planejamento do PDCA para isso visitaremos os conceitos que definem o que é um problema, o que é uma meta e o que é um objetivo. Esta tríade define um norte verdadeiro para que o time trabalhe nas demais fases do PDCA e são a fundação de qualquer análise.
O desempenho do seu ciclo PDCA inicia-se aqui onde vamos direcionar nossos esforços e podemos nos indagar, como, quanto e por quê? Considere esta fase a pedra fundamental de sua análise, muitas organizações erram nesta fase e acabam desperdiçando tempo e recursos em vão, por isso atenção piloto!!!
O que é um problema?
Começamos o estudo do Ciclo PDCA e de como ele organiza os dados que temos para facilitar a compreensão de nossa análise. Como já sabemos o PDCA é composto por 4 fases:
- Plan – preparar um plano
- Do – implementar o plano
- Check – avaliar resultados
- Act – tomar ações com base nas descobertas do passo 3.
A fase Plan como diz seu nome “Planejamento” é o momento em que os dados precisam ser entendidos e organizados. Deste modo nesta fase vamos nos dedicar a muita análise para definir nosso problema, nossa meta e objetivo. Este passo da metodologia é o mais importante quando usamos a abordagem do PDCA pois é ele que irá definir o objeto de nossa análise.
É através de uma boa definição do problema, da meta e do objetivo que todo o resto do plano será estruturado, por isso atenção para colocar as coisas nos locais corretos. Quando falamos de um ciclo PDCA esperamos que você esteja enfrentando desvios nos seus processos, produtos e ou serviços. E vamos tratá-los de modo definitivo.
Planejamento PDCA – Conceito de problema.
Vamos definir nosso problema. Mas em primeiro lugar o que é um problema? Você poderia descrever?
Segundo o dicionário Michaelis problema é:
- “Tema, em qualquer área do conhecimento, cuja solução ou resposta requer considerável pesquisa, estudo e reflexão.
- Questão levantada para inquirição, consideração, discussão, decisão ou solução: “Falavam na vida e na morte, em Deus, em livros, política nacional e internacional, pássaros, árvores, pinturas e outra vez no problema da finitude humana” (EV).
- 3 Dificuldade ou obstáculo que requer grande esforço para ser solucionado ou vencido.”
Consulta: (https://michaelis.uol.com.br/busca?r=0&f=0&t=0&palavra=problema no dia 27/05/2021).
Problema para filosofia segundo a Wikipedia é: “Problema para a filosofia é, em geral, qualquer situação que inclua a possibilidade de uma alternativa. Não deve ser confundido com a dúvida, que é uma questão do ser, uma confusão de crença do mesmo. Ao ser solucionada, a dúvida se torna crença ou descrença. O problema, por sua vez, ao ser solucionado não deixa de ocorrer, necessariamente, dando origem ao conceito de problematicidade. Problema é a constatação de que um fenômeno observado não tem sentido único, ele pode ser confeccionado por várias alternativas.”
Consulta: https://pt.wikipedia.org/wiki/Problema_(filosofia) no dia 27/05/2021
Entendendo melhor o conceito de problema, quando olhamos para o item 1 da definição do dicionário Michaelis podemos ver um resumo claro e direto para o pensamento do PDCA. “Tema, em qualquer área do conhecimento, cuja solução ou resposta requer considerável pesquisa, estudo e reflexão.”
Ora se não falamos disso por todo nosso caminho piloto!!! Conhecimento, pesquisa, estudo e reflexão. O ciclo começa a se encaixar.
Planejamento PDCA – Definindo um problema
Um problema precisa de uma descrição precisa onde toda e qualquer pessoa que o leia tenha capacidade de entendê-lo. Quanto mais simples e direto for melhor, deste modo podemos descrevê-lo para que os demais participantes do grupo de análise entendam. Se for necessário podemos trazer diversas informações adicionais para caracterizá-lo, esta documentação adicional deve ser disponibilizada para todos.
Nesta etapa podemos utilizar de fotos, vídeos, relatórios, indicadores, testes e demais documentos que nos auxiliam a identificar o problema. Nossa intenção é que todos tenham conhecimento claro do problema sabendo identificá-lo e descrevê-lo.
Como exemplo vamos falar de um sistema que detecta incêndio, para que ele funcione corretamente seus sensores precisam ter acuracidade, ou seja não queremos que ele soe quando não existe incêndio bem como queremos que ele avise quando o fogo está iniciando. Com o PDCA não é diferente, precisamos entender em conjunto com a organização quando um sinal de fumaça pode virar um incêndio e iniciar sua tratativa.
Além da descrição do problema podemos também lançar mão da categorização dos problemas, esta estratégia auxilia a organização a entender melhor quais são os seus pontos fracos. Por exemplo digamos que todos os setores de uma determinada organização construam seus planos utilizando a estratégia de categorizar os problemas por temas como logística, qualidade, rh e assim por diante. Ao final de algumas rodadas podemos de modo simples e rápido fazer uma contagem das categorias atribuídas aos problemas, deste modo torna-se mais fácil e rápido detectar setores que podem estar deficitários.
