PDCA Administração, como estes conceitos se aplicam a sua empresa? Você já se fez esta pergunta afinal de contas qual é a filosofia da sua empresa? A missão e os valores de uma empresa devem ser conhecidos e praticados no dia a dia em busca da construção de uma cultura organizacional. Qual o impacto que a empresa onde você trabalha quer levar para a sociedade?
Se a sua empresa fosse vendida ela conseguiria manter a sua missão, a sociedade seria beneficiada com ela? Saber a resposta desta indagação está muito além das belas frases que definem missão e visão de uma empresa. Por que uma empresa deve buscar aplicar métodos que a tornam mais ágil no mercado? Simplesmente porque ela precisa cumprir com a sua missão, e faz isso com a sua filosofia de trabalho, com a sua cultura. Ou seja, abraçamos a melhoria contínua (PDCA Administração) como buscamos ser mais saudáveis todos os dias por um motivo de sobrevivência e perenidade.
A Cultura da Empresa
A cultura deve ser enraizada por todos os colaboradores e por isso o domínio da metodologia PDCA Administração precisa alcançar todos os níveis da organização. Como sabemos se precisamos de uma mudança cultural?
Quando observamos que a empresa e sua equipe mantêm sucesso em poucos períodos, os grupos multifuncionais não conseguem levar a frente os projetos e os problemas são solucionados de modo superficial. A administração das atividades exige um esforço além do habitual e isso reflete no desempenho global da empresa frente a concorrência de mercado e clientes.
Por isso precisamos antes de iniciar um ciclo de melhoria contínua, PDCA, entender estes 4 pilares:
1 – Metodologia
As pessoas conhecem o método e dominam as ferramentas que compõem um ciclo PDCA? Caso a resposta seja negativa a organização precisa assegurar que o conhecimento seja disponibilizado a todos.
2 – Processo
Os processos administrativos estão estruturados de modo a respeitar o ciclo PDCA? Caso a resposta seja negativa os processos precisam ser revistos e corrigidos para que contribuam para a melhoria contínua da organização.
3 – Pessoas
As pessoas estão conscientes de seu papel no processo? Caso não a organização precisa definir suas responsabilidades e dar a liderança aos responsáveis para que possam implementar a melhoria contínua.
4 – Solução de Problemas
A solução de problemas é encabeçada pela alta direção que aporta recursos para seu desenvolvimento? Caso não todos os executivos devem ser envolvidos em uma filosofia de trabalho único, voltado para a melhoria contínua.
Planejamento Estratégico e o PDCA Administração
Uma empresa que busca perenidade dos negócios pratica o Planejamento Estratégico de seus objetivos e buscar atender as demandas de mercado. Estes objetivos e metas que são traçados pela empresa necessitam de uma metodologia de melhoria contínua. Outra vez voltamos ao PDCA. Mas neste ponto do nosso treinamento quero deixar algo claro.
O PDCA não serve apenas como base para analise de problemas operacionais, defeitos em produtos e outros temas. Esta metodologia deve ser abraçada por toda a organização. E quando falamos de Planejamento Estratégico falamos da Alta Administração ou Diretoria da Empresa. Em mais de 20 anos de Consultoria e Projetos de Melhoria detectei um ponto fraco nas organizações. A análise. Comumente erramos no inicio. E porque?
Começamos errado – PDCA Administração
Começamos errado porque na maioria das vezes pensamos no resultado final e não no processo. A empresa deve nutrir seus colaboradores com o conhecimento da metodologia. Ou seja, devemos dispender muito tempo na análise do problema e de suas causas. Entender o que esta acontecendo deixando de lado opiniões pessoais buscando olhar para os fatos e os dados.
Comprovar as causas por testes, estatísticas, análises e outros meios que nos dê segurança para desenvolver nosso plano de ação. Lembre-se sempre: “Uma análise bem feita é o primeiro degrau da escada, se ele te conduzir ao caminho errado todo o resto do esforço esta comprometido.”
Olho para esta área de melhoria contínua como um investidor análise um fundo de investimentos. A empresa tem uma disfunção que custa tempo e recursos, ou seja esta perdendo dinheiro. Se não tem em sua equipe pessoas com capacidade analítica para entender o problema e soluciona-lo ira conviver com esta perda por muito tempo.
Se a análise e implementações das ações do grupo de PDCA não for assertiva seguimos abrindo a torneira do desperdício. O tempo da equipe de PDCA os recursos que usam e as ações que implementam aumentam os custos da empresa. Isto é olhar o PDCA Administração como um investidor. E se não alcançarem o resultado esperado? Mais um investimento perdido. E como corrigimos este problema?
Análise da Eficácia – PDCA Administração
Entender a visão administrativa do PDCA é ir além dos indicadores de processo e demais atividades que envolvem a administração da empresa. Precisamos entender qual a eficácia de nossa equipe. Se investimos na compra de uma equipamento na busca de um resultado específico, este resultado acontece? Por isso medir a eficácia das ações pela comparação do objetivo do grupo com o resultado da meta após a implementação é algo saudável.
Recomendamos que a eficácia das ações seja monitorada, deste modo podemos entender qual a resposta financeira que o grupo de melhoria contínua proporciona a empresa. Esta análise é feita de modo simples. O Grupo deve informar o objetivo que busca com a implementação do plano de ação, por exemplo aumento no resultado de 50%. Ou redução do custo em até 30%. Após a implementação das ações compara o resultado planejado com o obtido. Desta forma calcula a eficácia de suas ações. Portanto se nosso objetivo era de aumentar a produção em 10% e após a implantação das ações obtemos o resultado de aumento de 5% nossa eficácia calculado foi de 50%.
Pois alcançamos apenas metade do objetivo proposto. E como isso é ruim para a empresa. Bem imagine que você abriu um investimento com o seu Gerente do Banco. Ele te avisa que se colocar R$ 300,00 por mês terá uma rentabilidade de 2% ao mês. Ao final de uma ano você pensa vou sacar aquele dinheiro do investimento que fiz e quando verifica o saldo percebe que existe menos dinheiro do que deveria existir. Então você liga ao seu Gerente que te explica olha tivemos alguns problemas operacionais que acabaram reduzindo a sua rentabilidade e acabamos por ter uma eficácia de apenas 30% sobre o que havíamos planejado.
Bem este é o efeito de um PDCA com baixa eficácia em uma empresa. Dispendesse tempo, recursos e investimentos mas não se colhe os resultados. Por isso lembre-se como Piloto PDCA você deve assegurar que a metodologia seja seguida. Para não incorrer no erro de atropelar as coisas e ter baixa eficácia concentre esforços na Análise do problema e de sua causa.
