O ciclo PDCA — plan, do, check e act — é um método utilizado para analise e solução de problemas. O ciclo PDCA ou apenas PDCA é composto por 4 fases. São elas:
- PLAN – Planejamento, etapa que serve para planejar as análises. Nela vamos entender qual o problema em análise, quais as metas que estão atreladas a ele. Como o problema se comporta e como o identificamos. Nesta etapa vamos também determinar as análises de causa raiz para guiar as ações de melhoria.
- DO – Execução, etapa onde as atividades de correção e melhoria são implementadas. Neste momento o planejamento dos recursos e controle da execução do cronograma de melhoria é primordial. Assegurar a correta implantação das ações auxilia em uma resolução eficaz do problema.
- CHECK – Verificação, etapa onde analisamos o efeito das ações sobre o problema. A verificação ao contrário do que muitos acreditam não é uma etapa integralmente separada. Ela pode, e deve, ser iniciada ao longo da execução do cronograma, o momento ideal é a partir da execução de 60% a 70% do cronograma. Deste modo podemos entender como o resultado se comporta ao longo da execução das atividades.
- ACT – Agir ou atualizar. Nela vamos consolidar as melhorias confirmando sua eficácia e estendendo as ações para demais setores, produtos, serviços e etc. Nesta fase planejamos a correção das documentações de processo como Ficha POP, FMEA, Procedimentos da Qualidade, Plano de Controle entre outros. O final desta fase marca o inicio de um novo ciclo de melhoria contínua.
Origem do PDCA
Através do PDCA as empresas implementam processos de melhoria contínua em seu dia a dia criando um modelo de evolução dos seus resultados.
O ciclo atual surgiu nos anos de 1950, criado pelo professor estatístico William Edwards Deming. Porém, nos anos de 1920 já existia uma versão, que foi atualizada e repensada para melhorar a gestão empresarial. Nos próximos conteúdos vamos dedicar uma aula completa para explorar a origem e conceito por trás do Ciclo PDCA.
O que é PDCA? Como Implementar?
A implantação de uma metodologia como o PDCA envolve a organização com um todo. É primordial que os colaboradores estejam treinados e habilitados para trabalhar na metodologia. Nem todos precisam ser especialistas por isso vai depender do nível em que estarão envolvidos no projeto. Mas é primordial que conheçam a metodologia e saibam aplica-la mesmo que em planos de ação locais em seus departamentos ou equipes.
A implementação da metodologia PDCA foi realizada pela MIIDAS Consultoria em diversas empresas ao longo de mais de 20 anos de projetos de melhoria. Com nosso conhecimento acumulado desenvolvemos o software PDCApp exclusivo para uso em processos de melhoria PDCA. Foi assim que este portal de treinamento foi idealizado para que todos tenham acesso livre aos conteúdos e possam desenvolver melhor o seu conhecimento sobre o método.
A implantação do PDCA em uma organização deve seguir alguns passos para tenha maior sucesso:
Treinamento
O conhecimento da metodologia é primordial. Trabalhar com PDCA não é apenas conhecer o Ciclo PDCA. Os colaboradores devem entender diversas outras ferramentas de análise, controle e planejamento para que possam pilotar um processo de melhoria contínua. Aqui no site do PDCApp você ira encontrar todos os conteúdos que necessita para entender de forma completa como um processo de melhoria contínua baseado em PDCA ocorre.
Certificação
Certificar colaboradores na metodologia. Entender quais são os colaboradores com melhor entendimento e domínio na ferramenta. A certificação auxilia a empresa a entender sua realidade. Quais equipes necessitam de treinamento, quais colaboradores podem auxiliar e pilotar processos de melhoria contínua. Os profissionais certificados pelo PDCApp tem claro o caminho que devem percorrer nos projetos que pilotam. Conheça os três níveis de certificação que oferecemos.
Software
Contar com a tecnologia como um diferencial. O PDCApp foi desenvolvido para ser seu parceiro ideal na implementação e seguimento de processos de melhoria contínua. Seja a sua empresa do ramo que ele irá atender as suas expectativas. A solução inovadora trazida pela MIIDAS Consultoria para o mercado carrega consigo o conhecimento e a experiência de consultores que implementaram diversos projetos de melhoria contínua nas mais variadas empresas do mercado.
Apoio da Direção
A alta administração deve apoiar e dispor recursos para o processo de melhoria contínua. Para aquelas empresas que são certificadas com ISO9001 ou que querem trilhar um caminho de estruturação para crescimento. O processo do Ciclo PDCA oferece a empresa um metodologia consolidada no mercado.
O que é PDCA? – Metodologia de Análise
Antes de iniciarmos os estudos das metodologias de análise vamos esclarecer que existem diversas metodologias empregadas no mercado. Muitas delas guardam uma semelhança entre si e o principal objetivo aqui é diferenciar o que é causa do que não é causa.
De acordo com o tipo de problema que estamos analisando podemos utilizar métodos mais adequados, como por exemplo quando comparamos análise de problema em um software com uma análise de problema em um processo administrativo. Apesar da semelhança na metodologia de análise e nos passos que serão seguidos existem particularidades técnicas que podem indicar o uso de uma determinada ferramenta em comparação com outras.
Neste material utilizaremos uma sequência de passos que agrega o melhor de cada metodologia. Pessoalmente aplico este processo a mais de 20 anos na análise e solução de problemas e nunca me deparei com situações em que ele não fosse capaz de trazer uma reflexão técnica para determinação da causa raiz.
Já apliquei esta sequência de metodologia em processos administrativos, processos produtivos, produtos eletrônicos, softwares, máquinas, autopeças, petróleo e gás dentre diversos outros setores.
O que é PDCA? – Passo a passo – Metodologia
1 – Definição do problema
O problema deve ser compreendido em sua totalidade. Como, onde, quando. É necessário esclarecer qual a meta que esta atrelada ao problema para torna-lo mais real. A profundidade de análise desta fase deve ser a maior possível pois é através do entendimento do problema que as demais fases serão guiadas.
2 – Análise de Causa Raiz
A análise de causa raiz é ponto chave para o sucesso do ciclo PDCA. Pense em um médico que trata um paciente com dor de cabeça. Não adianta ele dar um remédio analgésico para este paciente para sempre. Se ele não identificar a causa desta dor de cabeça ele nunca saberá tratar o problema. Nesta fase temos as seguintes etapas:
- Brainstorming
- Diagrama de Ishikawa
- 5 porquês
- Diagrama de Pareto
3 – Planejamento de Ações
O bom planejamento de ações começa com a escolha de uma boa ferramenta de planejamento. Para isso dispomos de Kanban de Ações e Gráfico de Gantt. Ambas ferramentas permitem que o Piloto do PDCA entenda a alocação de recursos e os pontos críticos do seu planejamento. A comunicação nesta fase é muito importante pois todo o time precisa saber o andamento do cronograma do projeto.
Para melhorar o seguimento do projeto o Piloto do PDCA deve assegurar que revisões periódicas do cronograma sejam realizadas. As ações que são implementadas e finalizadas devem ter evidências coletadas e arquivadas de modo a documentar o processo de implementação. As evidências são validadas então pelo Piloto e pela equipe.
4 – Controle da Meta
Controlar como a meta se desenvolve é de vital importância para que o grupo participante do processo de melhoria contínua do Ciclo PDCA tenha dados para validar a eficácia das ações. Recomendamos que este controle seja habilitado a partir de 60% da conclusão do cronograma da ações. Este ponto de controle pode ser alterado caso a empresa entenda que o controle do comportamento da meta é vital.
Este controle irá demonstrar a eficácia que o cronograma de ações tem sobre o resultado da meta. A periodicidade de controle deve ser definido pelo grupo de acordo o tipo de meta a ser controlado. A facilidade na obtenção e tratamento de dados deve ser assegurada pela equipe.
5 – Confirmação de Resultados
Com o cronograma de ações implementado em sua integralidade, todas as evidências coletadas e validadas o grupo pode proceder com análise de validação de resultados. Entender como a meta se comportou e qual a eficácia geral do plano frente ao objetivo. Uma ciclo de melhoria contínua é considerado eficaz quando atinge o objetivo que lhe foi proposto. O não atingimento do objetivo na sua integralidade não significa que a falha total do processo. Apenas indica que podem existir ações que necessitam de melhor implementação e ou podem existir causas novas que não foram corretamente mapeadas no primeiro ciclo.
Com o atingimento do objetivo do Ciclo PDCA o grupo pode então iniciar a fase ACT.
6 – Atualizar a preparar um novo ciclo.
Na fase ACT o grupo então passa a entender que o conjunto de ações implementadas deve ser consolidado no Sistema da Qualidade da empresa. Para isso deve-se transcorrer uma revisão completa da documentação promovendo uma atualização dos procedimentos, planos, e documentação suporte do processo.
O grupo precisa também avaliar quais causas podem não ter sido solucionadas por completo e necessitam de uma segunda análise. Baseado neste análise um novo ciclo de Melhoria Contínua será aberto.
