Calma piloto logo vamos decolar, mas antes você precisa saber qual a Causa Raiz do problema que estamos analisando. Assim teremos o nosso destino conhecido. Já começamos a traçar a nossa rota quando definimos o nosso problema, meta e objetivo. Porém agora temos de entender ainda mais alguns parâmetros da nossa jornada.
Neste capítulo vamos entender como uma investigação para análise de causa raiz deve ser conduzida. Piloto, vamos nos transformar em investigadores por isso pegue seu jaleco, caneta, papel e lupa. E vamos atrás da causa raiz do nosso problema.
O que é uma causa raiz?
Para todo problema podemos ter uma ou mais causas. Isso mesmo piloto, podemos ter várias causas que se relacionam com o problema que temos. Um exemplo disso são os estudos da medicina moderna, como já falamos do colesterol vamos entender suas causas?
O colesterol tem como causas indicadas pelos médicos, consumo excessivo de álcool, histórico familiar, alimentação rica em gorduras etc. Bem e como chegaram a esta conclusão? Através de estudos estatísticos com a população, cruzamento de dados técnicos e outros.
Em nossa analise não será diferente, podemos nos deparar com um problema com uma única causa raiz ou várias. Ao longo do nosso treinamento vamos identificar técnicas que irão facilitar a identificação das causas melhorando nosso trabalho de análise.
Sendo assim causa raiz é um método de solução de problemas que é aplicado em diversas empresas para que possamos tratar a origem do problema e não os seus sintomas. A sua empresa consegue tratar a origem dos problemas ou apenas trata os sintomas dele?
Análise de Causa Raiz – Boas Práticas
Para que o nosso trabalho de análise tenha maior confiabilidade e precisão antes de abordarmos as metodologias e ferramentas vamos prestar atenção em outros aspectos que precisam da sua atenção.
Vá ao local
Quando estamos em um processo de análise é imprescindível que a equipe visite o local onde o problema ocorre. Estar de frente para o problema é necessário para que possamos identificar o ambiente como um todo e usarmos de nossa percepção completa sobre o que ocorre.
Pense no médico como ele poderia ter precisão em fazer um exame clínico se não estiver de frente com o paciente? Ele pode solicitar exames como raio X, exames de sangue e outros, mas ele vai necessitar ter ao menos uma consulta com o paciente seja presencial ou por telemedicina.
Quando estamos analisando um problema temos a mesma necessidade e devemos ir até a origem do problema para que possamos tirar dúvidas e esclarecer os acontecimentos. Faça uma comparação com uma investigação da polícia como ele pode fazer a análise de um crime se não estiver no local ele onde ocorreu?
Mas como analisar os diversos tipos de problema? Veja a tabela abaixo comparando os tipos de análise que podem ser feitas na origem do problema:
PRODUTO
- Quando temos um problema relacionado a um produto podemos realizar uma série de ações para melhorar nossa análise. Vamos numerar elas:
- Obter o produto com problema para comparação com produtos considerados sem defeitos.
- Comparar ele com o ambiente onde é utilizado:
- Como o ambiente o afeta?
- Como ele é manuseado?
- De qual modo ele falha?
- Quando ele falha?
- Usar o produto com problema para ensinar a todos a identificar o defeito e deixá-lo a mostra para que todos os colaboradores entendam do problema.
- Compare o produto com suas definições, caderno de encargos, desenho, normas e outras informações técnicas que auxiliam na identificação do defeito.
PROCESSO
- Quando falamos de um processo a observação dele passa a ser importante por isso reserve um tempo para entender como ele funciona.
- Visite o local do processo e entenda o seu fluxo de funcionamento.
- Analise os detalhes do processo como instruções de trabalho, fichas de controle e demais documentos que podem existir e que definem o processo.
- Acompanhe o processo por alguns minutos e procure avaliar os seus desvios e o que ocorre quando ele sofre perturbações externas como:
- Interface com outros processos.
- Parada e retomada.
- Troca de informação com outros departamentos.
- Troca de turno.
SERVIÇO
- Precisamos entender como e quando ele falhou, se esta falha é constante ou intermitente.
- Entenda como a falha ocorreu solicitando que os participantes te expliquem os detalhes.
- Alinhe as expectativas entre as partes e verifique se existe algum tipo de documento que defina o serviço de modo técnico.
- Entenda em qual ambiente a falha ocorre, por exemplo é uma falha humana na execução do serviço, tem um software envolvido?
Fale com os dados
Olhando para estes e outros aspectos você poderá reunir informações sobre os acontecimentos. É importante que sua análise seja baseada em informações técnicas coletadas e não apenas na opinião sua ou de outras pessoas.
Neste momento buscamos entender o que ocorreu sem tomar uma decisão final ou definir logo a causa. Por isso paciência você precisa ser imparcial e analisar tudo o que está ocorrendo. É natural que os participantes que tenham maior conhecimento técnico já queiram decretar nas primeiras reuniões qual a causa raiz.
Isso não é um problema, o que não podemos é nos contentar apenas com essa informação. Pois podemos ter outras causas disfarçadas em meio ao problema, bem como uma análise mais minuciosa pode revelar que aquela causa inicial nada tem a ver com o problema em questão.
Lembre-se, o motivo de uma dor de cabeça não é único, por isso o médico investiga e analise o paciente. Se ele mantiver o paciente tomando analgésicos o problema evolui e pode matar o paciente. Mas o médico, mesmo com larga experiencia, não pode decretar a causa da dor de cabeça sem olhar os exames e analisar o paciente.
Em nosso processo não é diferente por isso lembre-se de falar com os dados de analisar as diversas informações que foram coletadas.
Entenda quais são os riscos
Com a nova revisão da ISO 9001:2015 e por consequência das demais normas correlacionadas, a análise de risco se tornou um ponto chave para as empresas. Este tipo de análise pode ser obrigatório dependendo do tipo de atividade comercial que a empresa exerça como por exemplo a área da saúde, o setor de autopeças, aviação civil e militar, alimentação entre outros.
Se este for o seu caso as coisas podem ficar mais diretas. Se a sua empresa mantém alguma iniciativa de análise de riscos para seus processos, produtos e serviços esta literatura fornecerá uma visão dos problemas.
Uma leitura atenta buscando identificar o problema sendo tratado pelo PDCA é saudável e pode auxiliar a trazer mais dados técnicos ao grupo. Você deve agir da seguinte forma quando analisar os riscos:
- Verifique de quando a análise é e se os seus dados são condizentes com a realidade da empresa.
- Em caso de identificação positiva do problema na lista de riscos não se contente com a causa identificada nele, lembre-se podem existir outras. Compare se os parâmetros de gravidade, ocorrência e detecção da análise do risco são condizentes com a situação atual, em caso de degradação solicite uma revisão na análise de riscos.
- Caso o problema não seja identificado na lista de riscos é hora de incluir ele, por isso vamos usar o resultado de nossa análise para atualizar a lista de riscos.
Time multifuncional – Análise de Causa Raiz
Para que o PDCA seja completo e entendido por todos precisamos montar um time multifuncional. Este time necessita de pessoas das mais diversas áreas e que tenham relação de trabalho direto com o dia a dia dos problemas analisados. Por isso este time pode e deve mudar a cada novo problema que for analisado.
Não teria lógica por exemplo um coordenador de logística ser sempre o representante do setor nos grupos de análise de PDCA. Pelo simples motivo que ele não terá todos os dados dos acontecimentos. Se temos um problema que ocorre na expedição o lógico seria ter um representante da expedição no time, uma vez que ele terá a vivência do dia a dia e poderá contribuir com o grupo.
Por isso lembre-se time multifuncional não é apenas aquele grupo bonitinho com um representante de cada setor, mas temos que identificar pessoas que estão no dia a dia enfrentando o problema. Isso não impede que os demais participantes estejam no grupo.
O piloto deve identificar dentro do seu time multifuncional quem são os participantes que detém domínio do processo de PDCA e quais não tem. E neste caso prestar auxílio para que estes participantes saibam o que está acontecendo e como podem contribuir para com o grupo. Por isso atenção piloto, precisamos que a tripulação esteja engajada e com pleno conhecimento de como o processo está andando, este papel é seu não se esqueça!!!!!!
