Brainstorming

O que é Brainstorming?

Brainstorming é uma técnica utilizada para dinâmica de grupo que procuram propor soluções para um determinado problema. O Brainstorming é empregado em conjunto com outras ferramentas da qualidade para auxiliar a organizar trabalhos em grupo. Sua dinâmica básica consiste em organizar o modo como as pessoas irão expressar sua opinião sobre determinado tema. Existem variações e tipos de dinâmicas para determinados grupo. Neste artigo vamos explorar todos os aspectos relacionados ao Brainstorming bem como suas dinâmicas mais usuais de aplicação.

O que significa Brainstorming?

Seu nome é originado da língua inglesa e conjuga duas palavras que significam: Brain – Cérebro e Storm – Tempestade. Por isso muito a chamam de tempestade de ideias. Para facilitar o entendimento podemos descrever como uma técnica de discussão em grupo onde a soma da contribuição individual dos participantes constrói o entendimento geral sobre a solução de um problema.

Qual a origem do Brainstorming?

O brainstorming tem sua origem na área de publicidade. Seu criador foi Alex Faickney Osborn publicitário estadunidense que percebeu em seus funcionários uma dificuldade em criar campanhas de propagandas criativas. Ele começou a usar sessões em grupo para coletar ideias dos participantes e deste modo melhorar a qualidade das campanhas publicitárias.

O principal objetivo era estimular o fluxo de ideias durante as reuniões e deste modo permitir que os colaboradores elaborassem campanhas mais criativas. Muitas desta reuniões tinham métodos e rituais que as tornavam chatas e com baixa eficácia.

Onde usar o Brainstorming?

Por ser uma ferramenta voltada ao trabalho com grupo o Brainstorming tem diversas aplicações. Aqui no PDCA Academy vamos nos limitar a sua aplicação para análise de causa raiz sempre acompanhado do Gráfico de Ishikawa.

Podemos indicar que o Brainstorming pode ser aplicado em reuniões que necessitem de processos criativos ou de solução de problemas sendo assim podem ser aplicado em:

• Criação de Produtos
• Criação de Serviços
• Análise de Problemas
• Campanhas de Marketing
• Campanhas de Lançamento de Produtos ou Serviços.
• Design
• Novos aplicativos

Quais os princípios fundamentais do Brainstorming?

1 – Quantidade

A quantidade deve ser a maior possível pois queremos explorar todas as opções e deste modo precisamos entender todos os pontos de vista do grupo.

2 – Crítica

As ideias devem ser aceitas pelo grupo, não existe certo e errado. Precisamos respeitar as opiniões divergentes para que possamos ter um entendimento mais completo do assunto. Deste modo não devemos criticar os participantes durante a execução do Brainstorming.

3 – Pensar fora da caixa

O fato de uma ideia ser diferente do senso comum não significa que ela não tenha contribuição para o conjunto de ideais em análise. Pensar fora da caixa facilita para que todos vejam o assunto por outro olhar. Quando falamos de uma análise de causa raiz podemos estar olhando para uma segunda ou terceira causa do problema.

4 – Sintetizar

Combinar as ideias em um único ou mais raciocínios. É importante somar o que temos de melhor no grupo para que o entendimento do assunto seja mais claro. Sempre que possível, mas não obrigatório, combine as ideias.

5 – O poder da ação

As reflexões e ideias são um momento importante. Mas nada irá mudar sem tira-las do papel. Por isso vamos levar a análise ao campo físico e comprovar / verificar elas. As ações precisam ser executadas e comprovadas pelo grupo de modo a assegurar sua eficácia.

6 – Gestão voltada a resultados

Sem resultados uma empresa não se mantém no mercado, assim é o pensamento do Brainstorming. Precisamos comprovar que o seu resultado é satisfatório e alcança os resultados esperados.

Quais as etapas do Brainstorming?

A metodologia pensada por Alex Osborn tem várias interpretações e formas de ser aplicada. De forma geral podemos indicar os passos que são padronizados nesta metodologia.

Preparação do Time

Antes que as discussões sejam iniciadas o grupo precisa estar familiarizado com o problema em pauta. Deste modo o piloto do Brainstorming deve apresentar o assunto a todos. Lembre-se que nem todos tem a facilidade de imaginar ou se colocar mentalmente no local onde o problema ocorre. Sendo assim você deve facilitar o entendimento do problema tomando algumas precauções.

• LOCAL: o local onde o problema ocorre pode ser visitado. Facilita muito para o grupo visitar o local onde o problema se origina em busca de entender melhor como os mais variados aspectos podem influenciar no problema.
• ATIVIDADE: as atividades que são realizadas quando o problema ocorre podem ser acompanhadas pelo grupo? Entender como as atividades são realizadas e qual a sua sequência facilitam no entendimento do assunto em discussão.
• DEFEITO: existem peças ou amostras do problema? Elas podem ser manipuladas e vistas ao vivo pelo grupo? Assim como um detetive analisa a cena de um crime precisamos entender todos os aspectos envolvidos no problema.
• DADOS: existem dados históricos estatísticos do problema? Conseguimos acessa-los e entender o seu comportamento? Esta informação pode revelar comportamentos ao longo do tempo que nem sempre estão visíveis em uma visita rápida.

Reunião

No início da reunião é importante que o piloto promova um quebra gelo de modo a facilitar o funcionamento do grupo. Caso as pessoas não se conheçam elas devem se apresentar para que todos saibam quem são os participantes. Lembre-se que existem personalidade diferentes e você precisa equilibrar o time.

O ambiente deve ser descontraído e permitir a participação de todos. Alguns participantes podem se sentir desconfortáveis com críticas por isso regule o time. A dinâmica da reunião pode ser:

• Direta onde cada participante vai dando a sua opinião sem uma interferência do líder. Recomendamos este tipo de abordagem para times com maior experiência onde todos tem segurança de falar e expor suas ideias. O líder deve anotar as ideias ou indicar um participante para fazer o registro.
• Sequenciado onde o líder vai indicando a vez de cada participante para que ele exponha sua opinião. Recomendamos esta dinâmica para grupos que tem discussões muito acaloradas e ou que tem participantes com nível de experiência diferentes. Neste caso alguns participantes podem ficar envergonhados de se expor. Mas isso não pode ser uma barreira. lembre-se todos deve dar sua contribuição. O líder deve anotar as ideias ou indicar um participante para fazer o registro.
• Organizada onde o líder distribui pequenos pedaços de papel ou de post it e cada participante escreve sua opinião. Após os papéis são fixados em um quadro e o líder irá ler eles em voz alta para que todos do grupo tenham conhecimento.

Análise Geral

Após a chuva de ideias o grupo então deve ponderar sobre como consolidar todo o conteúdo gerado. É importante que o líder faça um resumo e volte a citar o problema em análise para facilitar o entendimento das causas aos participantes. Lembre-se no processo de análise de causa raiz você deve registrar as ideias no Diagrama de Ishiskawa para posteriormente definir quais serão analisadas com 5 porquês e quais não.

Causas indicadas pelo grupo que não tenham relação com o problema devem ser descartadas. Reduza o conteúdo unificando as causas que tenham semelhança. O conteúdo final deve ser analisado através de um 5 porquês pelo grupo. Com este passo as causas serão claramente identificadas.

Caso o grupo tenha dúvidas sobre o que deve ser descartado ou unificado uma etapa de teste e validação das linhas de raciocínio das causas indicadas deve ser iniciado. Seu objetivo é comprovar que as ideias tem relação com a origem do problema. Para saber mais sobre 5 porquê e Diagrama de Ishikawa consulte nossos materiais.

Brainstorming online

As ferramentas da qualidade incluem o brainstorming como uma prática para análise de causa raiz. É importante que as organizações mantenham em seus quadros profissionais com habilidade neste técnica para que possam equilibrar debates e análises. Deste modo os resultados são melhores e os problemas são solucionados.

No PDCApp empregamos o conceito do brainstorming em conjunto com o Diagrama de Ishikawa permitindo que o grupo de análise faça seu trabalho investigativo com o apoio de uma ferramenta colaboração digital.

Vantagens do Brainstorming

1 – Interatividade

O conceito do Brainstorming facilita o trabalho em grupo. Esta dinâmica facilita a interatividade entre os colaboradores. Por mais simples que isso possa parecer é muito importante para uma empresa ter equipes acostumadas com processos de análise e solução de problemas. A prática aumenta a experiência dos grupos e deste modo facilita a comunicação entre os colaboradores.

2 – Respeito

Conviver com pessoas de fora de seu setor e com opiniões divergentes é importante para a empresa. Sabemos através da história que quando as opiniões são caladas ou não aceitas e apenas o senso comum impera erros graves são criados. Conviver com opiniões divergente e pontos de vista diferentes é importante para o fortalecimento das análises de causa raiz. Lembre-se que nem sempre um problema tem apenas uma causa e aquele que parece lógico pode acabar não sendo.

3 – Ambiente de análise

Com a prática do Brainstorming e exposição de opiniões o ambiente para falar de problemas e buscar soluções fica mais presente e claro entre os colaboradores. Uma empresa apenas cresce e se mantém em no mercado caso sua equipe tenha condições de solucionar os problemas que ela enfrenta. Devido a fatores internos e externos é impossível que uma empresa não tenha melhorias e problemas para serem solucionados.

4 – Comunicação

O Brainstorming torna o processo de comunicação mais fluido e simples. A prática de suas versões pelos colaboradores aumenta a facilidade de entendimento de todos. O respeito a fala dos colegas e principalmente a própria prática das reuniões auxiliam para que a comunicação seja mais fluida dentro da organização.

Tipos de Brainstorming

Desde sua criação até os dias atuais o Brainstorming foi testado e aplicado em diversos modelos e formatos. Provando seu valor para as mais diversas empresas que necessitam manter um fluxo de ideias claro e funcional.

Para explorar todo o potencial desta ferramenta é necessário entender e conhecer suas opções e variações. Sendo assim você poderá selecionar o formato mais adequado para uso no dia a dia. O Brainstorming pode ser realizado em grupo ou de forma individual.

Brainstorming Individual

O Brainstorming individual é uma técnica utilizada para aumentar o entendimento desta metodologia aos novos praticantes. Pode também ser empregada por profissionais que necessitam de maior foco em sua reflexão e buscam maior entendimento de suas ideias.

Por não estar em público sendo interrompido por outras ideias ou distrações este tipo de análise pode auxiliar o profissional a mergulhar em suas ideias encontrando pontos forte e fracos. Esta reflexão proporciona ao individuo uma chance de melhorar sua reflexão antes de expor ela ai público.

Para realizar ele você vai precisar de:

• Um local silencioso com privacidade e espaço para que possa se sentir a vontade.
• Material para registro se possível um quadro branco na parede para auxiliar na montagem das ideias. Se preferir pode trabalhar com folhas de papel grandes no formato A0 ou A3.
• Lápis, canetas e marca textos, alguns profissionais também gostam de adesivos e post it com várias cores para ir organizando e diferenciado as ideais.
• Determine um tempo para fazer a reflexão e se possível mantenha um controle deste período.

Por mais absurda que a ideia pareça você sempre pode explorar e melhorar ela e muitas vezes ela irá te revelar outros caminhos. Para encontrarmos o sim é necessário encontrar os nãos, lembre-se disso.

Como fazer Brainstorming Individual :

1. Entenda o problema que necessita de solução.
2. Faça perguntas a si mesmo porque isso ocorre?
3. Provoque a chuva de tempestades deixe o pensamento fluir e registre suas ideias.
4. Busque entender as ideias que surgiram e crie grupo ou uniões tais como:
   1. Combinação: combinar ideias e conceitos pode auxiliar a revelar como a solução será desenhada.
   2. Substituição: troque as coisas de lugar e os conceitos para que possa analisar pontos de vista divergentes ou opções que em um primeiro momento não ficaram claras.
   3. Eliminação: retire aquelas ideais que você entende que não ligação e ou lógica com o tema em análise.
5. Faça uma reflexão de todo o fluxo e tire conclusões.

Brainstorming Estruturado

Brainstorming em Grupo onde a participação de todos segue uma organização selecionada pelo Líder. Ele deverá definir uma sequência e um tempo limite para a fala de cada integrante do grupo para que ele exponha sua ideia e explique seu ponto de vista.

Esta técnica é excelente para grupos grandes onde o tempo precisa ser otimizado e quando temos participantes tímidos que podem não querer expor suas ideias.

Brainstorming Não Estruturado

Como o nome já diz não segue uma estruturação de ordem e tempo para os participantes. Neste modelo os participantes vão arremessando suas ideias sem uma sequência predeterminada. Deve se tomar o cuidado para que o foco não seja perdido bem como os participantes mais quietos não participem.

Brainwriting

Também conhecida por método 6-3-5 e desenvolvida pelo professor alemão Bernd Rohrbach, a técnica do brainwriting tem como objetivo encontrar 108 ideias em apenas meia hora.
Para que ela seja feita, ideias devem ser registradas por escrito com o propósito de definir um objetivo específico e a qualidade das sugestões. Originalmente, seriam 6 pessoas escrevendo três ideias no papel em cinco minutos. Após seis rodadas – 30 minutos – 108 novas ideias estarão disponíveis.
A quantidade de ideias e o tempo necessário, assim como o número de pessoas, podem variar de acordo com a realidade da empresa. O mais importante é fazer com que as pessoas percebam que todos serão tratados com igualdade, e suas ideias, respeitadas.